El costo es el principal determinante para muchas empresas de transporte al elegir con quién asociarse. Nos gusta pensar en el «costo» en términos de valor. ¿El costo que Ud. paga, equivale al valor que obtiene del proveedor, en términos de rendimiento y extras? Sin importar el costo, lo que todas las compañías que están involucradas en los envíos de productos refrigerados esperan es que todos los costos se resuelvan antes de cargar. No hay nada peor que entregar una carga y ser sorprendido con costos ocultos y cargos adicionales. Hay tres costos ocultos que vemos que enfrentan las empresas cuando envían productos refrigerados, en particular: cargos por demora, sobrepeso y pagos por servicio de descarga (lumpers). Es fundamental comprender cómo surgen estos cargos, y qué se puede hacer previamente para asegurarse de que todas las partes estén al tanto de ellas antes de aceptar las cargas.

1. Demoras / Espera nocturna / Costos por día extra

Este tipo de costos puede ser causado por una variedad de razones, tales como:

• Problemas de documentación: documentos incorrectos, incompletos o que no se reciben a tiempo para el trámite aduanal, pueden causar retrasos.
• Retrasos en el momento de carga o entrega – en el lado de cargar, es posible que el producto no esté listo a tiempo, y en el lado de entrega, a menudo obtener una puerta puede tomar un tiempo si hay varias otras cargas tratando de entregar.
• Inspección: a menudo, los camiones son detenidos por la policía, los inspectores de carretera de la FMCSA u otras autoridades para inspección de la carga; esto a menudo lleva más tiempo de lo esperado y queda fuera del control de cualquier persona.

En algunos casos, hay cosas que se pueden hacer para evitar estos tipos de costos ocultos:

• Negociaciones de tiempo de espera anticipadas. Asegúrese de que los conductores comprendan qué se les pagará y cumpla con su palabra. Asegúrese de que saben cuánto tiempo pueden “esperar gratis» y cuándo comenzar a cobrar por las demoras. La mejor manera de asegurarse de que cada parte esté de acuerdo con los cargos es también tener documentos de respaldo que indiquen cuándo llego el conductor a la bodega y cuándo finalmente lo cargaron/descargaron.
• Para cargas fronterizas, inicie el trámite del cruce aduanal de su carga por adelantado.
• Emitir instrucciones de carga y entrega a los conductores con mucha anticipación. Esto le da tiempo al transportista para programar sus cargas y entregas; también es bueno asegurarse de que las bodegas de distribución y el recibidor estén listos cuando llegue la carga.
• Programe su carga / descarga con el posible tiempo de demoras en mente. Puede pensar que tiene más tiempo del que realmente tiene. Asegúrese de que todas las citas realizadas den suficiente tiempo para dar cuenta de la carga y descarga teniendo en cuenta los tiempos de demora.

2. Costos de sobrepeso

Las cargas de frutas y verduras son complicadas porque no son consistentes en términos de peso. Por ejemplo, las verduras de hoja pesarán mucho menos que una carga de manzanas pesadas. Y, los conductores siempre transportan diferentes tipos de productos, en cargas completas y mezcladas. Por lo tanto, los pesos pueden ser difíciles de predecir e inconsistentes. Sin embargo, los costos de sobrepeso se pueden evitar.  Aquí les decimos cómo:

•  Sea directo con su proveedor de transporte sobre cuánto pesará una carga; y para los conductores, sobre cuánto peso puede tomar su remolque.
• Asegúrese del mantenimiento del equipo. Esto incluye el camión en sí y las básculas quese usan para pesar cargas; mantener todos los equipos bien mantenidos previene errores, daños y accidentes. Además, los equipos de pesaje deben ser calibrados por profesionales regularmente. Finalmente, un camión debe cumplir con las regulaciones actuales de seguridad, tamaño y peso para su sector. La FMCSA tiene una página web útil para pesos y dimensiones permitidos en Estados Unidos y Canadá.
• Tome en cuenta el peso del combustible. Es una práctica común que los conductores consideren el combustible mientras miden el peso de la carga. Si el camión se envía a larga distancia, un conductor puede calcular la cantidad de combustible que se utilizará entre las paradas, así como también la cantidad que deberá tomar a mitad de camino. Algunos conductores encuentran que unas pocas paradas adicionales para recargar combustible con cantidades más pequeñas son de mayor beneficio que pagar una multa por sobrepeso.
• Use balanzas a bordo para una mayor tranquilidad. El uso de básculas de pesaje a bordo permite que los conductores no se basen solamente en básculas fijas. Invertir en un conjunto secundario de básculas puede hacer una gran diferencia en la cantidad de tiempo y esfuerzo que gasta en el pesaje de cargas, y también lo ayuda a evitar cargas con sobrepeso. Al igual que una báscula estacionaria o de plataforma, estas deben mantenerse en perfecto estado con controles regulares, mantenimiento y calibración.
• Obtenga un permiso si a menudo tiene sobrepeso. Verifique cualquier permiso de sobrepeso disponible en su área. En general, se considera que una carga bruta de un vehículo que pesa más de 80,000 libras tiene sobrepeso, pero asegúrese de que su permiso cubra las cargas proyectadas que podría transportar, así como también cualquier requisito especial de tamaño del vehículo para transportar estas cargas. La FMSCA también tiene una página web útil para permisos sobredimensionados / con sobrepeso en los Estados Unidos y Canadá. Tenga en cuenta que los costos del permiso de peso varían según el estado.

3. Costos por servicio de descarga

Los costos por servicio de descarga o lumpers son los terceros costos ocultos comunes que enfrentan las empresas cuando envían productos refrigerados. Un lumper es una tarifa que se cobra cuando una bodega utiliza servicios de terceros para ayudar a cargar o descargar el contenido de un remolque, y con frecuencia se utiliza en empresas de almacenamiento de alimentos y distribuidores de abarrotes. Estas tarifas son a menudo reembolsables para el conductor por el cargador o el broker de transporte. El uso de este servicio puede permitir que los conductores utilicen sus horas de descanso y ahorren energía para su manejo. Sin embargo, muchos conductores han informado que han tenido problemas con los lumpers, por ejemplo, a menudo usan el remolque para volver a apilar cajas, lo que puede tomar más tiempo y hace que el conductor espere más tiempo en una bodega.

Hay algunas formas de administrar mejor los cargos de lumper:

• Asegúrese de que todas las partes, incluidos el distribuidor/recibidor, el proveedor de transporte y el conductor, estén al tanto de cuáles son los honorarios de lumper. Además, asegúrese de que todos estén al tanto de cómo se pagará el lumper, ya que algunos almacenes tienen cuentas para clientes, algunos prefieren efectivo, etc.
• Comunicar los procedimientos que llevaran a cabo durante el servicio de lumper. El conductor debe estar al tanto de cómo se cargará/descargará el camión, especialmente si tienen que cargar inmediatamente o su horario esta apretado. La comunicación del procedimiento permitirá al conductor conocer su horario y evitará demoras que pueden ocasionar cargos extra.