Despachar es el primer paso más importante en el proceso de transportación. Para el transporte refrigerado, hay muchos elementos que deben comunicarse al conductor para garantizar que la carga se transporte con éxito. Con tantos detalles incluidos en el proceso de despacho, los errores son inevitables y, como todos somos humanos, suceden. Existen algunas prácticas recomendadas que pueden tomarse para evitar errores y áreas que garantizarán que cualquier error se detecte desde el principio. Cuanto antes detecte un error en el despacho de mercancía, es menos probable que haya pérdidas de tiempo o dinero.
Comunicar
La comunicación entre un conductor y un despachador es crítica. Siempre alentamos a realizar llamadas telefónicas como la forma principal de comunicación, con correo electrónico / texto como respaldo o registros que avalen lo que se comunicó por teléfono. Otra cosa que alentamos son las preguntas abiertas, para que podamos asegurarnos de que todos nuestros conductores tengan la información que necesitan. Por ejemplo, «¿cuál es su número de recolección?» nos permite hacer una referencia cruzada de su respuesta con lo que tenemos en nuestro sistema. Es una mejor pregunta, a diferencia de «¿obtuvo su número de recolección?», Lo que llevaría a una respuesta cerrada sí / no, y no se descubriría si el número es correcto.
Otra parte clave de la comunicación es la disponibilidad. Nos esforzamos por estar siempre disponibles para nuestros conductores cuando tienen preguntas o necesitan ayuda con sus cargas. Es como una vía de doble sentido, ¡Un conductor que se pone a nuestra disposición es clave!
Confirmar
Como se indicó anteriormente, hay demasiados detalles para cargar en el transporte refrigerado. Los detalles clave a tener en cuenta son:
- Números de órdenes de compra del cliente (PO)
- Números de recolección (Pick up)
- Números de entrega
- Lugares de recolección
- Lugares de entrega
- Números de confirmación de cita
- Temperaturas
- Números de serie de los termógrafos
- Conteo de cajas / paletas
- Descripciones de productos
- Números de anticipo de combustible
La mejor manera de garantizar que los números coincidan es que cada parte lea sus detalles. Esto confirmará que todas las áreas anteriores coinciden. Si algo no coincide, los despachadores deben saberlo de inmediato para que se pueda contactar al expedidor / cliente de inmediato. No hay nada peor que cargar un producto y partir, para después notar que algo es incorrecto y tener que regresar con el expedidor. Esto desperdicia tiempo y dinero.
Comprometerse a desarrollar la relación
Una vez que sepa cómo trabajamos, las prácticas de comunicación y confirmación de información se convertirán en un método natural. Sabrá qué esperar y se sentirá más seguro en sus trayectos. Si es nuevo (¡o necesita un repaso!), un excelente lugar para comenzar que le permitirá saber qué esperar cuando trabaje con nosotros, y qué tipo de preguntas recibirá de nuestros despachadores, es descargar nuestra Guía de carga del Transportista Carrier Loading Guidelines. ¡Tener un compromiso compartido para desarrollar una buena relación despachador / conductor lo pondrá por delante de la multitud y se convertirá en una opción preferida!
Conocer estas mejores prácticas lo ayudará a asegurarse de que los errores de despacho no tienen que ser una parte común de sus trayectos. Pero también es importante ser comprensivo; a veces ocurren errores. Lo más importante es cómo manejamos los errores y lo que todos aprendemos de ellos.
