Proporcionar servicios de transporte refrigerado requiere detalles y comprensión de las diferentes facetas de los productos. Debido a esto, la comunicación es crítica. Los transportistas necesitan tener una buena comunicación con su proveedor de transporte para que los detalles de la carga se pueden transmitir claramente hacia arriba y hacia abajo de la cadena de suministro. La eficiencia de la cadena de suministro sólo puede lograrse cuando existe una comunicación clara y continua entre todas las partes interesadas. Esto creará un mutuo entendimiento de las situaciones que implica una carga, y ayudará a educar a cada parte participante sobre las prácticas de la industria. A continuación, mostraremos cuándo la comunicación es más importante y los métodos de comunicación que están disponibles.

¿Cuándo la comunicación es más importante?

Pickup – los detalles del pickup son críticos. Usted necesita comunicar muchos detalles a su proveedor de servicios de transporte durante lo cargan, para asegurarse de que los detalles de la carga son los que figuran en el papeleo y en su sistema. Los detalles más importantes que los conductores de transporte refrigerado deben comunicar son el tipo de producto, la cantidad, la descripción y tipo de empaquetado; temperatura; especificaciones del dispositivo de registro de temperatura o temptale (incluyendo los problemas).

Retrasos – Los conductores de servicios de transporte refrigerado necesitan comunicarse con su proveedor de transporte inmediatamente si experimentan algún tipo de retraso. Los retrasos incluyen, pero no se limitan a, retrasos en los lugares de recogida / entrega (desde la espera de una puerta, hasta el embalaje, hasta las inspecciones); Retrasos climáticos (especialmente en los pases de montaña en invierno); tráfico y demoras por construcción.

Actualizaciones de HOS – a los conductores se le acaban las horas, y muchas veces este hecho es descubierto por el DOT en las básculas de peso. Esto puede causar que a un conductor se le ordene fuera de servicio. Las actualizaciones de HOS necesitan ser comunicadas al proveedor de transporte de inmediato, que pueden correr las millas y evaluar si la entrega es todavía posible. Es por eso que nuestro departamento de CSR siempre pregunta a nuestros conductores si están «a tiempo» – proporcionando esta información se asegura de que todos estén actualizados con la información más precisa.

Entrega – como en los pickups, los detalles que un conductor proporciona en la entrega son críticos. Cualquier problema (paletas inclinadas, cajas dañadas, variaciones de temperatura, calidad del producto y descomposición) al momento de la entrega debe comunicarse de inmediato y documentarse con fotos (por lo que recomendamos ampliamente que cada operador tenga un teléfono inteligente con funcionalidad de cámara).

Reclamaciones – si se produce un reclamo, a veces puede tomar semanas e incluso meses para resolverse completamente. Estar disponible para su proveedor de transporte durante este tiempo asegurará que cualquier pregunta de terceros (compañías de salvamento, inspectores del USDA o ajustadores de seguros) pueda ser contestada rápidamente. También dará a los conductores de los servicios de transporte refrigerado tranquilidad sabiendo que pueden ponerse en contacto con su proveedor de transporte en cualquier momento con preguntas o saber el estado de su reclamo. UWT tiene un departamento de reclamos dedicado y con experiencia para este propósito.    

Métodos de comunicación

UWT tiene varios métodos de comunicación disponibles para usted. Utilice uno o una combinación de muchos para acceder a la comunicación y la información que necesita de nosotros:

Teléfono – la mejor y más eficaz forma de transmitir información inmediata y garantizar que todos los puntos han sido cubiertos. A menudo sugerimos que los conductores nos llamen primero y luego utilicen uno de los formatos de comunicación para documentar la conversación o enviar cualquier información de respaldo que se requiera. El uso del teléfono asegura que la comunicación en temas sensibles al tiempo sea tan rápida como sea posible. Los conductores pueden llamarnos gratis al 877.273.7400.

WhatsApp – un gran servicio móvil que es confiable a nivel internacional. Requiere datos de teléfono celular/servicio wifi. Puede ponerse en contacto con el departamento de CSR de UWT a través de WhatsApp al 604.830.1947. Puedes descargar WhatsApp a través de Google Play Store o iTunes App Store y también descargar la versión de escritorio en su computadora.

Skype – otro servicio móvil que tiene buena confiabilidad. Esto también requería datos de teléfono móvil/ wifi, y se puede descargar a una variedad de plataformas. Cada empleado de UWT tiene una dirección individual de Skype individual. ¡Llámenos hoy para conectarse!

Correo electrónico – una forma común para que las empresas de servicios de transporte refrigerado envíen información sobre cargas críticas, incluyendo papeleo en tránsito, fotos y facturas posteriores y documentación necesaria para el pago. UWT tiene tantos correos electrónicos de grupo (para Ventas, CSR y Carrier Relations) y direcciones de correo electrónico individuales.

Mensajes de Texto – texto es otra gran manera de enviar a su proveedor de transporte información rápida. Puede enviar un mensaje de texto a nuestro departamento de CSR al 604.830.1947.

Fax / Imagen del Documento – fax es un método tradicional que es bueno para enviar trámites en tránsito y después de la entrega. Nuestro número de fax es 866.98637401. La imagen de los documentos es un poco más sofisticada. Optimiza las imágenes de papeleo para que el receptor de los archivos obtenga la imagen más clara posible. Los conductores pueden utilizar nuestro servicio de imágenes de documentos TRANSFLO de bajo costo.

Blog & Social Media – estas dos plataformas son excelentes recursos y proporcionan una gran comunicación de educación. El blog de UWT provee información de la industria para servicios de transporte refrigerado, enfocados en información de mercado, actualizaciones regulatorias y guías de carga de productos refrigerados. ¡Echa un vistazo a nuestro blog y medios de comunicación social (Facebook y Twitter) y obtiene información de la industria hoy!

Comunicarse de manera oportuna en todas las etapas de una carga ayudará para aumentar en gran medida la relación positiva entre usted y su proveedor de transporte. En el panorama tecnológico de camiones de hoy en día, los dispositivos móviles ofrecen comodidad y eficiencia que pueden mejorar muchas operaciones comerciales. Son de gran ventaja y deben utilizarse para mejorar la comunicación en los servicios de transporte refrigerado. Además, la comunicación también reduce el potencial de reclamos y/o cargos adicionales. Por lo tanto, asegúrese de que está comunicando información importante cuando lo necesite, y usando el método que es más apropiado.