Pasamos una buena cantidad de tiempo buscando herramientas e información para nuestros transportistas, con el fin de asegurarnos que puedan evitar claims y cargos adicionales. Nos enorgullece nuestro proceso de claims ya que es muy bueno, sin embargo deseamos darles algunos consejos sobre las medidas que pueden tomar para prevenir los claims. Estas son las 5 medidas que creemos son las más importantes:

1. Mantenimiento – este es fundamental, y el cual señalamos diariamente. El tener el equipo al día en mantenimiento no solo previene claims, si no también costos adicionales en reparaciones que resultan ser mucho más costosos. Las unidades de refrigeración necesitan servicio regularmente. Para los reefers, los problemas comunes son respecto a las siguientes áreas:

• “Discharge Pressure” – si la presión de “descarga” es muy alta, esto puede ser atribuido a bandas de ventilación rotas, batería defectuosa, un switch defectuoso del compresor (“High Pressure Cutout switch”), o del cableado eléctrico.
• Rendimiento del motor del reefer – asegurarse que el sistema de diésel y los solenoides del motor están en buenas condiciones; que el sistema no este bloqueado o tenga aire. Checar el filtro del sistema de combustible para asegurarse de que esté limpio y operando correctamente.
• “Chutes” o lonas – confirmar que los chutes o lonas no tengan hoyos o estén rasgados, y que estén puestos correctamente para que el flujo de aire fluya dentro de la unidad.
• Calibración de la unidad – verificar que el reefer este bien calibrado conforme a las especificaciones de fábrica. Esto asegurara que la temperatura programada en el sistema (“set point”) sea exacta y minimice el riesgo a algún claim o cargo adicional

Recuerde checar estas áreas regularmente para prevenir una falla del reefer y asegurarse que su unidad esté operando correctamente. También, revisar la guía de mantenimiento de fábrica. El servicio al reefer debe hacerse cada 3 meses como mínimo.

2. Pulpear – antes de y al cargar, los operadores deben asegurarse de pulpear al menos una que otra paleta (o tarima) del producto que estén recogiendo. Se debe de pulpear el producto en cada levantada que se realize. Los termómetros de pulpa son una herramienta obligatoria para cada chofer; recomendamos que cuenten con la menos 2 termómetros y que sepan cómo calibrarlos (sugerimos comprar un termómetro con pantalla digital, pero no uno laser).  Si se usa un termómetro con medidor de aguja o digital, el operador tiene que picar la fruta para medir la temperatura interna del producto. Si se usara un termómetro laser, la temperatura se debe medir lo más cerca de la fruta posible. Los termómetros láser si marcan la temperatura más rápido, pero los expertos alertan que la temperatura puede registrarse incorrectamente si no se toma a distancia correcta del producto, ya que es afectada por la temperatura del aire en su alrededor. Sea cual sea el dispositivo que se use, es crucial tomar esos minutos extra para asegurarse que las temperaturas tomadas sean exactas.

3. Apuntar – no podemos enfatizar suficientemente la importancia de mantener buenas anotaciones (o records). Esto es relacionado tanto al mantenimiento como al cargar. Se debe registrar todo lo que se vea o perciba. A que nos referimos con buenas anotaciones? Respecto al mantenimiento, lo más organizado y accesible que sean sus archivos, es mucho mejor. Para los records de sus cargas, entre más detalles haya mejor. Tome fotos, y haga anotaciones claras y especificas en su bill of lading (BOL) con relación a temperaturas, calidad del producto, y cajas faltantes, como ejemplos. También, recuerde que es de suma importancia que haga nota cuando no puede realizar algúna acción como pulpear o contar las cajas. Si no le permiten acceso al área de caga (o dock), escriba “shipper load and count” en su BOL. Esos pasos aseguraran que el operador este protegido y el empaque (o shipper) sea el responsable en cuanto a la condición y cantidad del producto cargado.

4. Comunicacion – esta es una de nuestras claves para el éxito, y algo que reforzamos en nuestros valores fundamentales como compañia. La comunicación asegurara que se sigan las instrucciones, se aclaren los malentendidos, y que todas las personas involucradas tengan la información necesaria. Haciendo preguntas abiertas y detalladas es una forma para mejorar y enriquecer la comunicación. Para los choferes, les damos como consejo especifico que sigan las instrucciones de temperatura al pie de la letra. El correr el reefer en ciclo es riesgoso, especialmente porque cada carga refrigerada tiene un temperature recorder (o chismografo) que registra todo. No vale la pena el riesgo, ni siquiera por un par de horas. Los operadores son nuestros ojos y oídos en a la hora de cargar, asi que es por ello les pedimos que nos comuniquen cualquier situación directamente cosas como cajas dañadas, paletas mal empacadas, etc. Al informarnos, realizamos anotaciones que nos permitirán ayudarle a minimizar el riesgo a un claim.

5. Educación – Lo más que usted sepa respecto al producto que va a cargar (características específicas, su manejo y almacenamiento, entre otros), mejor será para transportarlo correctamente y observar anomalías en el producto. UWT ha creado una guía para muchos de los productos que cargamos. Llame a nuestro departamento de CSR y podrán asistirlo con la guía. Uno de los temas en nuestro blog es relacionado al conocimiento del producto; hemos escrito muchos artículos que proveen información detallada sobre frutas y verduras. La asociación Blue Book Services Inc también es buena fuente de información – tienen una guía llamada “Know Your Commodity” que tiene información mas a fondo sobre todas las frutas y verduras.

Al llevar acabo estas 5 acciones, se convertirán en parte de su proceso, lo que a cambio mejorara su productividad y reducirá su riesgo a algún claim o cargo adicional. Al sobresalir en cada una de estas acciones también lo harán un socio más atractivo para los proveedores de transporte, lo cual aumentara sus oportunidades de conseguir cargas y su posibilidad de ganar dinero.