Los Documentos de Embarque (Bill of Lading) es el documento essencial para el envio, transito y entrega del producto. Dichos documentos garantizan que las bodegas de envío reciban el pago por el producto y que las bodegas en donde se entrega el producto puedan recibirlo. El document de embarque sirve como contrato de carga entre la bodega de envío y el transportista, aunque las bodegas son por lo general responsables en la preparación del document, la firma del transportista significa la toma de responsabilidad por el document y evidencia que ha recibido el producto para ser transportado.
Puntos importantes del Documento de Embarque (Bill of Lading)
- Información del shipper – El documento debe mostrar el nombre y dirección de la bodega, el número de orden (PO number) de la bodega de envío, número de orden de la bodega de recibo, fecha y firma.
- Consignatario o Destinatario para entrega de producto – El documento debe llevar el nombre y dirección de la bodega de entrega, acompañado con cualquier instrucción específica de la carga.
- Información del Carrier – Nombre del carrier, número de trailer y serie, firma y fecha.
- Descripción del producto – Cantidad, tipo y descripción del producto que se cargará en el camión. El producto que requiera atención o requisitos especiales deben de ser marcados y empacados para asegurar que se transporten de manera segura. En esta sección por lo general se incluye información del registrador de temperatura como el número de serie. Es muy importante que el chofer verifique que todo el producto se cargue en el camión esté reportado en el document de embarque (incluyendo al registrador de temperature).
- Notas comunes – En ocasiones contiene notas como: STC (Said to contain) o STC (Shipper Load and Count). Aunque puede haber una distinción pequeña entre los términos, los dos indican que la bodega de envíos asume la responsabilidad de que lo que se cargo fue hecho de forma correcta. Si no existe esta anotación en el documento, el transportista asume la responsabilidad del transporte correcto del producto. Esta nota es de mucha importancia ya que puede marcar la diferencia cuando al momento de entrega hay discrepancias o daños en el producto entregado.
Requerimientos de Temperatura para cargas “En Tránsito”
Los transportistas deben saber cuál es la temperature especificada para la carga antes de firmar el documento de embarque, dicha temperatura viene reflejada en la mayoría de estos documentos de embarque. Recuerde que todo el producto fresco siempre debe ir a la temperature especificada y en forma CONTINUA. Los transportistas deben de checar la temperature de la pulpa del producto para verificarla al momento que se está recibiendo el producto. Les sugerimos revisar nuestro blog sobre “cómo pulpear producto”, para asegurarse que este siguiendo el procedimiento de forma correcta. Si el transportista puede demostrar que la bodega no preparó el product de forma correcta puede server de defense por cualquier “claim” que pueda surgir relacionado con problemas de temperaturas. En la perspectiva de la bodega de envoi, es importante no solo dar una indicación al transportista de la temperatura en el punto de origen, pero también hacer que el transportista firme el document de embarque con la temperatura mencionada. Esto ayuda en cualquier disputa que pueda surgir y para recolectar el seguro de ser necesario.
Notas al momento de entrega
Es muy importante que cualquier daño o perdida sea anotado en el documento de embarque y cualquier documento de recibo. Si el producto es recibido con “documentos limpios” la posibilidad de hacer al transportista responsable de cualquier porblema disminuye drásticamente. Las bodegas siempre intentarán demostrar que el producto fue entregado en buenas condiciones al transportista pero entregadas en malas condiciones con la bodega de entrega. Una forma de demostrar que el producto estaba dañado al momento de entrega es hacienda las anotaciones en el documento de embarque. Las anotaciones más communes pueden ser: producto corto, cajas o producto dañado, paletas deladeadas, problemas de temperature del producto o del reefer. El transportista es únicamente responsable por el producto descrito en el documento de embarque y que fue puesto dentro del camión. Por ejemplo, si la descripción del producto es “20 paletas de manzanas”, el transportista solo necesita entregar dichas 20 paletas. El transportista no es responsable por cajas cortas porque en la descripción del producto solo mencionaba 20 paletas más no indicaba el número exacto de cajas.
Una carga bien documentada, empezando con un documento de embarque bien hecho, va ayudar a las partes involucradas a resolver cualquier disputa que pueda ocurrir y asegura el proceso de envio y recibo de producto sin ningún inconveniente. La clave está los detalles, entre más detallado sean dichos documentos se puede facilitar el éxito de una carga!
