Cada día los Brokers reciben cientos de documentos que provienen de diversas fuentes. Como los conductores saben, una de las principales fuentes son sus teléfonos móviles . Los teléfonos inteligentes ofrecen a los conductores más flexibilidad que nunca antes para enviar documentos. Las cámaras sofisticadas pueden tomar fotos detalladas , asimismo hay muchas aplicaciones que pueden tomar fotos detalladas y varias aplicaciones que pueden escanear y optimizar los documentos antes de enviarlos. Hay varias áreas que es importante comprender para asegurarse que sus documentos enviados a través de su dispositivo móvil, sean recibidas de manera eficiente y exitosa.

Apps

CamScanner – Esta popular aplicación con controladores convierte cualquier teléfono inteligente en una cámara para el manejo de documentos. Asimismo, le permite capturar una imagen de un documento  como un BOL,  convertirlo en un PDF y ya sea cargar el documento a una cuenta de almacenamiento en la nube (GDrive, Dropbox, etc.) ó enviar el archivo por correo electrónico a cualquier contacto que tenga una cuenta configurada en su teléfono. Una cuenta básica es gratuita y le permite  200 MB de espacio en la nube. Más espacio y funciones mejoradas están disponibles a través de una Cuenta Premium ($4.99 US por mes), o una Cuenta Comercial ($6.99 US por mes).

Transflo Mobile – Esta aplicación ha experimentado algunos cambios importantes en el último año – con muchas más funciones agregadas, enfocadas en el conductor, como HOS, clima, locaciones para escala CAT y más. Pero donde comenzaron fue con la creación de imágenes de documentos y ésta característica sigue mejorando. La aplicación tiene un área de “Escaneo”, donde puede capturar todos sus documentos y enviarlos con unos simples pasos. Use el programa UWT’sTRANSFLO Mobile para enviarnos documentos directamente desde su iPhone o dispositivo Android, por el bajo costo de $1 US por transmisión.

Siempre es mejor usar una aplicación , ya que éstas convertirán sus imágenes en documentos blanco y negro. Esto es preferible a sólo fotografiar documentos , ya que puede haber problemas con el desenfoque y el contraste que dificulten la lectura del documento. Las fotos sólo se deben usar para capturar imágenes como fallas, reclamos, calidad del producto y temperaturas. 

Digitalizando Documentos

Hay varios consejos útiles cuando se trata de asegurarse de que tendrá la mejor versión digital de su imagen, pero NECESITA comenzar con un buen original. Cualquier problema con la legibilidad se transferirá al documento digitalizado.

Los documentos deben colocarse en una superficie plana bien iluminada. Es incluso mejor si esa superficie es más oscura que el papel. Gire su cámara a la configuración de flash automático y capture la imagen de abajo hacia abajo. Cualquier aplicación que esté usando debería permitirle enderezar y recortar la imagen para que solo contenga el documento y no el fondo.

Si tiene varias páginas, asegúrese de cargar todas las páginas en un archivo –  ésto será mejor para enviar, ya que es más fácil cuando todos los documentos que están asociados con una carga (confirmaciones, BOL, facturas, etc.) son agrupados.

Cuando haya capturado su documento, asegúrese de revisar la versión digitalizada. ¿Es nítido, claro y legible? Si no, simplemente borre el archivo e intente nuevamente. Esto es mucho mejor a que el receptor de su documento lo llame porque no puede leerlo y le solicite que lo envíe nuevamente. Esto puede causar retrasos en el procesamiento de documentos y pagos.

Tipos de archivo

La mayoría de las aplicaciones le permitirán elegir con qué tipo de archivo desea guardar sus documentos. Para cualquier tipo de documento de texto, sugerimos guardarlo como PDF, ya que éstos son un tipo de archivo más pequeño y pueden ser organizados en nuestra oficina con mayor facilidad. Para fotos, sugerimos enviarlas en formato JPG o PNG. Tenga en cuenta que estos archivos son más grandes y puede llevar algún tiempo enviarlo electrónicamente.

Envío de documentos

Así que ahora que ha capturado sus documentos, los ha revisado para mayor claridad e integridad y están listos para ser enviados. Le sugerimos que use nuestras listas de distribución para enviar los archivos, así no se perderán en la bandeja de entrada personal de alguien más.

Para cargas entregadas, envíe documentos (facturas, confirmaciones, BOL, recibos, etc.) a carriers@uwtransportaiton.com

Para cargas en tránsito, envíe documentos (BOL, fitos, documentos fronterizos, etc.) a csr@uwtransportation.com

El uso de estos consejos garantizará que sus documentos y papeleo de carga nos lleguen de manera oportuna y adecuada. ¡Recuerde mantener siempre el original! Archívelo en un lugar seguro en caso de que se necesite más adelante. Hay algunos casos en los que solicitamos originales y será necesario que nos los envíen por correo. Si necesita orientación sobre cuánto tiempo debe conservar los originales, consulte la publicación de la semana pasada: Negocios 101: Nuestros mejores consejos para aumentar su eficiencia operativa.

Y una nota final: la buena calidad de imagen es responsabilidad del conductor y tener buenas prácticas, lo beneficia a usted: genera menos llamadas de nuestra parte y un proceso de pagos más rápido. Si tiene alguna pregunta o necesita cualquier ayuda con las aplicaciones mencionadas anteriormente, contáctenos; ¡Estaremos felices de ayudarlo!